国际交流学院科室介绍

国际交流学院现有三个科室，分别为学院行政办公室、孔子学院办公室和留学生办公室，具体情况如下：

行政办公室

责 任 人：孟庆莉 刘婕

办公地点：金保楼305室

联系电话：+86 21 68682060

工作邮箱：20049410@lixin.edu.cn

工作职责

一、负责组织各部门草拟全院年度或阶段性工作计划、总结。

二、负责全院行政规章制度的修订。

三、负责财务、设备、办公用品、人事管理、邮件收发、安全保卫等学院日常行政事务工作。

四、负责安排学院各类行政会议。做好会议记录整理、归档工作，对上述会议做出的各项决议贯彻落实，进行传达，督促办理，及时向有关领导和部门反映情况。

五、负责全院来往公函的登记、送阅、拟办、校稿，负责院公章的管理，负责督办领导批示的落实情况，负责收集、整理、建立、保管全院的行政档案。

六、负责全院大事的有关资料统计、搜集和整理，负责组织学院年鉴的编纂工作。

七、及时反映教职工群众的合理化建议和意见。

八、负责协调学院内各部门间的关系。

九、负责聘岗、考核、职称晋升等的组织工作。

十、负责对外联系和接待工作，以及以院主办的各种大型会议的会务工作。

十一、落实完成学校各个主管部门交给的各项工作。

十二、完成院领导交办的其他工作。

办公室主任岗位职责

一、协助院长处理日常行政事务性工作。

二、按照学校办公室职责范围，主持办公室的全面工作。加强办公室业务建设、督促检查各岗位职责的执行情况。

三、在学院党政领导下，负责组织起草全院性的工作报告、总结、规划和决议等文件,负责学院公文的审核工作，做好文字综合和处理工作，把好文字关和政策关。

四、负责并组织安排学院各种会议、学习及重要活动，做好学院党政各项决议、决定、通报、通知等的传达、贯彻及检查、督办落实工作。

五、配合学院党政领导做好学院队伍建设、制度建设、作风建设，包括人员调配、管理、进修培训、职称职务评聘、考核奖惩等。

六、组织接待来宾的参观访问和院内外群众来信来访工作。

七、负责学院公章、印鉴的保管使用和介绍信的管理工作。

八、协助院长做好学院的经费管理，包括预算决算、财务计划、办公设备购置安排与审核。

九、认真完成学院交办的其他工作。

办公室秘书岗位职责

一、文秘工作：做好大事记与工作日志，负责对学院教职工的考勤记录。

二、文档管理：依据有关规程要求，及时做好来文的处理工作和各种材料的搜集、整理、归档及档案的使用工作；做好文件的发送工作。

三、固定资产与办公用品的管理：依据有关制度建立、健全有关帐目，做到帐物相符、手续完善；及时购置和发放办公用品。

六、来宾接待：依据有关来宾接待的规格要求，做好来宾接待工作和相关的组织安排工作。

八、会务工作：按照院长指示做好会务工作，包括会议的组织、筹备、会议记录、会议服务、会议室管理、贯彻落实会议决议的有关事项。

九、对外宣传联络：依据院长办公会的要求和学院各阶段中心工作的需要，做好对外宣传联络工作，及时更新部门网页。

十、安全保障：按照地方政府和学院有关部门要求，组织安排本部门的信息、防火、防盗等安全工作。

十一、完成办公室主任交办的其它工作。

孔子学院办公室

责 任 人：曹艳，汤驿

办公地点：金保楼311室

联系电话：+86 21 68682573

工作邮箱：fcaoyan@126.com，tangyi@lixin.edu.cn

工作职责：

1.负责我校的孔子学院申报、指导、管理、开拓和协调工作；

2.负责我校与孔子学院所在学校的校际交流工作；

3.负责与孔子学院总部/国家汉办、上海市教委等的联络和沟通；

4.负责孔子学院的院长、教师及志愿者的选拔、推荐及派出和联络工作；

5.负责承接孔子学院总部/国家汉办的重大项目和培训工作；

6.外方大学的来华团组的接待；

7.孔子学院相关学生来华团组项目的策划、组织、实施和管理；

8.负责孔子学院办公室的网站建设和维护；

9.负责孔子学院办公室的文书起草、档案管理和财务报销等日常管理工作；

10.负责孔子学院办公室的会务组织和管理、接待和后勤服务工作；

11.负责与孔子学院相关的其它工作。

留学生办公室

留学生办公室主要负责留学生的招生、宣传、咨询和学生的服务工作，包括签证办理、留学生费用催缴、体检预约、保险办理、奖学金审核和发放、突发事件的处理及日常活动的开展。（留办各位老师工作职责请见下表）

备注：目前新的外国留学生相关的规章制度将在学校校长办公会讨论并通过后发布。